Digitale bezoekers registratie vs digitale receptie: wat is het verschil?

Als er bezoekers bij een bedrijf komen, wil je natuurlijk graag dat ze gelijk een goede indruk krijgen van je bedrijf. Maar hoe zorg je ervoor dat je de bezoekers goed ontvangt, collega’s weten wanneer hun bezoek is aangekomen én het ontvangstproces soepel verloopt? Een digitale bezoekersregistratie of digitale receptie kunnen daarbij helpen. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen deze twee? En welke past bij jouw organisatie? In deze blog gaan we daar verder op in.  

Wat is digitale bezoekersregistratie? 

Met digitale bezoekersregistratie leg je digitaal vast wie jouw organisatie bezoekt. In plaats van een papieren bezoekersboek melden bezoekers zich bijvoorbeeld aan via een tablet of aanmeldzuil. Hun aankomst wordt geregistreerd en de aangewezen medewerker kan automatisch een melding ontvangen dat het bezoek is gearriveerd. 

Afhankelijk van het systeem kunnen bezoekers vooraf worden aangemeld, veiligheidsinstructies accepteren en zich bij vertrek weer afmelden. Zo houd je overzicht over wie er in het gebouw aanwezig is en voorkom je dat bezoekersgegevens voor anderen zichtbaar zijn. 

Een voorbeeld hiervan is EVA Bezoekersregistratie of bezoekersregistratie met GoBright. Met deze oplossing kunnen bezoekers zich vooraf of bij aankomst registreren. Medewerkers ontvangen een melding wanneer hun bezoek is gearriveerd. Naast het aanmelden is het ookmogelijk om in te stellen dat bezoekers de veiligheidsregels kunnen lezen en accepteren. Met de digitale registratie heb je een overzicht van wie er aanwezig is in het gebouw en wie op bezoek is geweest.  

Digitale bezoekersregistratie helpt je dus vooral om bezoekersgegevens en aanwezigheid overzichtelijk te beheren en het registratieproces makkelijker te maken. Bij digitale registratie is een fysieke receptie nog steeds van belang om vragen te beantwoorden en bezoekers door te sturen naar de juiste plek

Wat is een digitale receptie? 

Een digitale receptie richt zich op de ontvangst van bezoekers als geheel. De oplossing kan de fysieke receptiebalie vervangen of een groot deel van de taken van een receptionist overnemen. Bezoekers kunnen zichzelf aanmelden en krijgen via het systeem informatie of mogelijkheden om contact op te nemen met de juiste medewerker. 

Denk bijvoorbeeld aan een digitaal welkomstscherm, een knop om een medewerker te bellen, informatie over waar een bezoeker moet zijn of automatische meldingen zodra iemand is aangekomen. Afhankelijk van de oplossing kan ook toegangsverlening worden gekoppeld, waardoor de bezoeker automatisch binnengelaten kan worden. Lees hier meer over de mogelijkheden van een digitale receptie.

FrontAssist is een voorbeeld van een aanbieder van digitale recepties. Het systeem ondersteunt onder meer het vooraf aanmelden van bezoekers, het in- en uitchecken via een aanmeldzuil en het automatisch informeren van medewerkers. Bezoekers kunnen daarnaast via het scherm contact opnemen met de organisatie, bijvoorbeeld via een belknop of door te videobellen. 

Een digitale receptie gaat daarmee niet alleen over het registreren van bezoekers, maar ook over de manier waarop zij worden ontvangen en verder worden geholpen. Deze vorm van ontvangst zou, in tegenstelling tot de digitale bezoekersregistratie, wél een normale receptie kunnen overnemen.  

De belangrijkste verschillen op een rij 

Hoewel de toepassingen elkaar overlappen, ligt de nadruk anders.

Let op: dit is een vergelijking van de toepassingen in het algemeen. De beschikbare functies verschillen per systeem. Digitale bezoekersregistratie kan ook onderdeel zijn van een uitgebreidere digitale receptie en digitale bezoekersegistratie kan verder uitgebreid zijn dan genoemd. 

De precieze mogelijkheden verschillen per leverancier. Een bezoekersregistratiesysteem kan bijvoorbeeld ook functies bieden die bij een digitale receptie horen. Andersom bevat een digitale receptie doorgaans ook een vorm van bezoekersregistratie. 

Zijn EVA en FrontAssist dan niet allebei een digitale receptie? 

Ja, beide aanbieders bieden oplossingen die verder kunnen gaan dan alleen het registreren van bezoekers. 

EVA Solutions biedt zowel digitale bezoekersregistratie als digitale receptieoplossingen. De nadruk kan, afhankelijk van de gekozen oplossing, liggen op het registreren van bezoekers, het beheren van bezoekersstromen of het ondersteunen en vervangen van receptietaken. 

FrontAssist combineert bezoekers- en medewerkersregistratie met functies voor een digitale receptie. Denk aan vooraf aanmelden, automatische meldingen, in- en uitchecken en contactmogelijkheden voor bezoekers. 

Het verschil zit daarom niet simpelweg in de naam van het product. Het gaat vooral om de functies die je nodig hebt en welk deel van het ontvangstproces je wilt digitaliseren. 

Welke oplossing past bij jouw organisatie? 

Dat hangt af van je huidige situatie en wat je wilt verbeteren. Wil je vooral weten wie er in jouw gebouw aanwezig is en het aanmelden van bezoekers eenvoudiger maken? Dan kan een oplossing voor digitale bezoekersregistratie voldoende zijn. Wil je daarnaast de fysieke receptie vervangen of bezoekers zelfstandig laten aanmelden, informatie laten vinden en contact laten opnemen met de juiste medewerker? Dan kan een digitale receptie beter aansluiten op jouw wensen. 

In de praktijk kan één systeem beide doelen ondersteunen. Kijk daarom niet alleen naar de benaming van een oplossing, maar vooral naar de beschikbare functies en de manier waarop deze aansluiten op jouw organisatie.