Digitale receptie: professioneel bezoekers ontvangen

Een bezoeker ontvangen zonder dat er iemand achter een receptiebalie zit? Met een digitale receptie van FrontAssist kan dat gewoon. Bezoekers kunnen makkelijk zichzelf aanmelden en krijgen makkelijk alle informatie binnen die ze nodig hebben. Daarnaast ontvangt de juiste collega gelijk een bericht, of een belletje. Want met de digitale receptie is het mogelijk om direct met de bezoeker te bellen en hem of haar persoonlijk te verwelkomen. Zo begint ieder bezoek rustig én weet je altijd wie er in het gebouw aanwezig is. 

Bezoekers melden zich eenvoudig aan 

Bij binnenkomst meldt een bezoeker zich aan met een persoonlijke QR-code of pincode. De bezoeker hoeft alleen de code te scannen of handmatig in te voeren. Daarna kan hij of zij direct aangeven met wie ze een afspraak hebben. 

Liever persoonlijk contact? De bezoeker kan ook rechtstreeks vanuit de digitale receptie bellen met de betreffende collega. Zo weet diegene meteen dat het bezoek binnen is en kan hij of zij de bezoeker alle nodige informatie vertellen. 

Wat gebeurt er na het aanmelden? 

Na de aanmelding krijgt de betreffende collega automatisch een melding per e-mail. Zo hoef je niet continu in de gaten te houden of er iemand binnenkomt, maar weet je zeker dat je in dat geval een melding of belletje krijgt.  

De digitale bezoekersregistratie kun je helemaal zelf instellen. Daarin kun je ook bepalen wat er gebeurt nadat de bezoeker zich heeft aangemeld. Zo kunnen deuren automatisch worden geopend voor een bezoeker of kan je op het scherm duidelijke informatie laten zien over waar hij of zij kan wachten. De receptie neemt daarmee een groot deel van het ontvangstproces van een fysieke receptie uit handen. 

Geen receptie, wel een goede ontvangst 

Een digitale receptie betekent niet dat bezoekers er alleen voor staan. Het zorgt er juist voor dat het ontvangstproces duidelijk en eenvoudig verloopt, ook wanneer er niemand bij de receptie aanwezig is. Daarnaast kan het voor bezoekers meer zekerheid geven dat ze zelf alle nodige informatie kunnen vinden.  

Daarnaast kunnen bezoekers zich bij vertrek ook weer afmelden. Zo houd je eenvoudig overzicht van wie er in het gebouw aanwezig is. Dat is niet alleen handig voor de dagelijkse organisatie, maar kan ook belangrijk zijn bij bijvoorbeeld een calamiteit. 

Koppelen met Outlook en Google Calendar 

Digitale bezoekersregistratie werkt natuurlijk het prettigst als deze aansluit op de systemen die je al gebruikt. FrontAssist kan daarom gekoppeld worden aan Microsoft Outlook en Google Calendar. Zo kun je bezoekers direct uitnodigen via je vertrouwde agenda. Zij ontvangen dan weer automatisch hun uitnodiging met een QR- of pincode. Zo hoef je geen nieuwe integraties door te voeren en kan een digitale receptie direct toegevoegd worden.  

Ook voor bezoekers is het fijn als ze de uitnodiging direct aan hun eigen agenda kunnen toevoegen. Zo kunnen ze goed bij de nodigde informatie en hebben ze het altijd bij de hand.  Helemaal handig, bij het plannen van een afspraak kun je ook gelijk een vergaderruimte boeken met Room Booking! Zo komt je afspraak, de bezoeker en de gereserveerde vergaderruimte allemaal tegelijk in je vertrouwde agenda. 

Een receptie die met je organisatie meewerkt 

Iedere organisatie werkt anders. Daarom kan de digitale receptie ook worden gekoppeld aan andere bedrijfsapplicaties, bijvoorbeeld op het gebied van personeelsbeheer of toegangscontrole. 

Het resultaat? Een professionele ontvangst zonder dat daar continu iemand achter een receptie voor hoeft te zitten. Bezoekers weten wat ze moeten doen, medewerkers krijgen direct een melding en tegelijk blijft er overzicht van het aantal mensen in het gebouw.

Benieuwd wat digitale bezoekersregistratie voor jouw organisatie kan betekenen? Backstage AV laat je graag zien hoe FrontAssist werkt en hoe je het systeem kunt laten aansluiten op jouw organisatie. Neem contact met ons op!